起業コラム

2020.02.12

チームで使えるコミュニケーションツールを一挙紹介!

メンバーや取引先とコミュニケーションする際にどのツールを使うか迷いますよね。

ツールごとに見た目や機能が違い、どんな事業や企画をするかによって適したツールも異なってくると思います。

実際にどんなコミュニケーションツールがあるのでしょうか?

今回は

  • チャット編オンライン通話
  • オンライン通話・MTG編
  • MTG編・タスク・プロジェクト管理編

の3編に分けてご紹介していきます!

 

関連記事:1人で使えるツールをまとめてみました!

チャット編

Slack


https://slack.com/intl/ja-jp/
slackはワークスペースを作成すると、そのワークスペース内に複数のチャンネルを作成する事ができるという特徴があるので、複数のプロジェクトを進めるチームではチャンネルごとに話題を整理してコミュニケーションが取れるので大変便利です!

特定のアプリケーション(GoogleDriveやTrelloなど)と連携させて使う事もできるので、使い方次第でプロジェクトの進捗確認や作業の効率化を図る事もできます!

オンラインサロンなどのクローズドのコミュニティ運営にも使えるので、使い方を覚えておいて損は無いかと思います!

LINE


https://line.me/ja/
恐らく皆さんが日常的に使用しているであろうLINE!
ビジネスのコミュニケーションでも使いやすい機能が沢山あります。

◯ノート機能
トークが盛り上がっても、大切な情報が埋もれてしまう事が無い。

◯アルバム機能
写真をまとめて長期保存できる機能があるコミュニケーションツールは意外と少ないです!

他にも投票機能や日程調整などの機能がかなり便利ですが、スマートフォンからしか確認できず、PCから操作できない機能だったり、プライベートとの混同してしまうのが嫌というメンバーがいるかもしれないので、慎重にルールを決めていく必要があります!

chatwork


https://go.chatwork.com/ja/
会社を経営する際などは主に士業の先生(税理士・会計事務所)やIT/WEB系のクライアントと連絡を撮る時によく使われるコミュニケーションツールです!

メールの代替として誕生したこのサービスは、資料の送付がしやすかったり、PC画面では常に見えるいちにタスク管理機能があるのも魅力です。

個人的にはメッセージの送信相手にメンションを付けた時に、名前の最後に自動で「さん」が付くという日本発祥のサービスらしい気遣いがとても好きです!

Discord


https://discordapp.com/
元々ゲーミング用に開発され、今もオンラインゲーム界隈ではよく使われているコミュニケーションツールです。

Slackのように複数チャンネル作成する事ができますが、ポイントは音声限定のチャンネルを作成できるという点です。

本来はオンラインゲーム中に、一緒にプレイしているプレイヤー同士で電話をし続けるという機能ですが、この機能を上手く使えばリモートワークで仕事をしても問題なくコミュニケーションを取り続ける事ができるかもしれませんね!

Facebook


https://www.facebook.com/
Facebookでは、Facebook上でグループを作ってタイムラインを表示する事も、Messengerで個人チャット・グループを作成してコミュニケーションを取る事も可能です。

仕事をする上で初対面の人と連絡先を交換する際にFacebookのアカウントを交換する機会はかなり多いので、メンバーにアカウントを作ってもらうなどの目的で導入している企業や団体もあります。

Facebookのイベント機能を使ってイベントを告知する際にメンバーがFacebookを普段から使えていると拡散(シェア)やコメント付きでの紹介など。井有利となるポイントもあるので使い方次第ではすごく賢い運用ができると思います!

オンライン通話・MTG編

skype


https://www.skype.com/ja/
skypeはユーザー同士がお互いにskypeIDと呼ばれるアドレスを交換することによって通話が可能になるアプリです。

グループで通話をする際も全員がアドレスを持っておく必要があ流ので、アカウントの作成が必須になります。

zoom


https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
zoomはアカウントを作らなくてもミーティング用のURLをタップするだけで参加が可能で、PCでなくとも画面共有機能を利用できます!

また、グループ通話の際の最大接続人数はskypeの25人に対してzoomは50人とかなり多いです!

しかし、zoomで3人以上の通話をすると40分で切れてしまうので、長時間のMTGを想定している場合はオススメできません。

逆に、より効率化を図るために40分以内に終わらせたいという意図があれば便利な機能ですね!

よくskypeとzoomは比較される事が多いですが、skypeのコンセプトは「ビデオ通話」、zoomは「WEB会議」とそもそもコンセプトが違うので、そう考えると機能の特化や違いには納得できますね。

チームで使うという目的ではzoomはかなりオススメです!

ハングアウト Meet


https://meet.google.com/
Google Chromeさえあれば場所を選ばずに気軽に通話と画面共有ができて便利!

Googleカレンダーを利用している場合は、カレンダーの会議予定からワンクリックで通話に参加する事もできるので、毎回決まったメンバーで会議をするチームでは非常に便利だと思います。

しかし、通話をする地域によっては音質にかなり差が出る事もあるので、取引先とのMTGで利用する際は注意!

タスク・プロジェクト管理編

Trello


https://trello.com/
カードの形のアイコンにタスクを入力して、一覧のリストとして管理できるツールです。

カードを設置するボードを複数作成する事ができるので、タスクのカテゴリーを分けて整理する事もできますし、PC版ではカードをドラッグで簡単に移動できたりと、UIもかなり優れています。

また、slackと連携することにより、プロジェクトの期限が迫ってきた時や、タスクの追加、終了時にチーム全体に通知がいく設定もできます。

Google スプレッドシート


https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
プロジェクト管理用のフォーマットやアドオンでの追加機能を用いる事で、企画の進捗などを全員でシェアする事ができます。

数値管理なども関数を用いる事で効率化できたりと、カスタマイズ性がかなり高いので、プロジェクトのフローが複雑な場合や同時進行の企画が多い場合は非常に便利です。

Googleカレンダー


https://calendar.google.com/
コチラはGoogleが提供するカレンダー共有アプリです。

Gmailアドレスを持っているメンバーと共有することによってお互いの予定を表示するmとおができます。

また、カレンダーを新しく追加する事も可能なので、会社用のカレンダーを作成して全員で共有する事もできます。

また、MTGを設定しハングアウトMeetと連携すれば、Googleカレンダーの予定をタップするだけでオンラインミーティングに参加する事ができます。

運営体制に合わせたツール選びを!

最初に使い始めるツールは基本的には使い続けることになります。

もちろん途中で変更する事もできますが、後になればなるほどデータやログの以降が大変になるので、後から変更しない前提で選ぶ事をオススメします。

また、チャット系のツールを複数同時に使ってしまうとメンバーがどちらを使って連絡を取ればいいのかわからない状況になってしまうので、足りない機能は別の手段で補うなどの工夫が必要です。

どのツールも使いこなす事ができればマネジメントの工数を削減できたり、作業をより効率的に進める事ができるので、しっかり精査して選びましょう!

最後まで読んでいただきありがとうございました!

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